German offices & paperwork vocabulary

46 words at level B1, with English translations and example sentences. Nouns come with their article and plural.

German	English	Example
die Behörde	authority, (government) office (pl. die Behörden)	Für den Pass ist eine andere Behörde zuständig. A different authority is responsible for passports.
das Amt	office (public); post (pl. die Ämter)	Ich muss morgen aufs Amt. I have to go to the authorities tomorrow.
das Bürgeramt	citizens' office (pl. die Bürgerämter)	Im Bürgeramt bekommt man einen neuen Personalausweis. You get a new ID card at the citizens' office.
die Ausländerbehörde	immigration office (pl. die Ausländerbehörden)	Ich habe einen Termin bei der Ausländerbehörde. I have an appointment at the immigration office.
die Anmeldung	registration (pl. die Anmeldungen)	Für die Anmeldung brauchen Sie die Wohnungsgeberbestätigung. For registration you need your landlord's confirmation.
die Wohnungsgeberbestätigung	landlord's confirmation of residence (pl. die Wohnungsgeberbestätigungen)	Der Vermieter muss die Wohnungsgeberbestätigung ausstellen. The landlord has to issue the confirmation of residence.
sich anmelden	to log in; to register, to sign up (meldet sich an)	Nach dem Umzug muss man sich innerhalb von zwei Wochen anmelden. After moving you must register within two weeks.
sich abmelden	to deregister; to sign off	Vor dem Umzug ins Ausland müssen Sie sich abmelden. Before moving abroad you must deregister.
ummelden	to re-register, to change the registration	Ich muss mein Auto ummelden. I have to re-register my car.
die Meldebescheinigung	certificate of registration (pl. die Meldebescheinigungen)	Die Bank will eine Meldebescheinigung sehen. The bank wants to see a registration certificate.
das Formular	form (pl. die Formulare)	Füllen Sie bitte dieses Formular aus. Please fill in this form.
ausfüllen	to fill in	Ich habe den Antrag online ausgefüllt. I filled in the application online.
der Antrag	application; proposal (of marriage) (pl. die Anträge)	Der Antrag muss bis Ende des Monats gestellt werden. The application must be made by the end of the month.
beantragen	to apply for	Ich habe einen neuen Reisepass beantragt. I've applied for a new passport.
einreichen	to submit, to hand in	Bitte reichen Sie alle Unterlagen bis Freitag ein. Please submit all documents by Friday.
die Unterlagen	documents, papers (pl.)	Haben Sie alle Unterlagen dabei? Do you have all the documents with you?
die Unterschrift	signature (pl. die Unterschriften)	Hier fehlt noch Ihre Unterschrift. Your signature is still missing here.
unterschreiben	to sign (unterschrieb, hat unterschrieben)	Bitte unterschreiben Sie unten rechts. Please sign at the bottom right.
der Personalausweis	identity card (pl. die Personalausweise)	Ihr Personalausweis ist abgelaufen. Your ID card has expired.
der Reisepass	passport (pl. die Reisepässe)	Ich habe meinen Reisepass verloren. I've lost my passport.
das Visum	visa (pl. die Visa)	Für Deutschland braucht sie kein Visum. She doesn't need a visa for Germany.
gültig	valid	Das Visum ist ein Jahr gültig. The visa is valid for one year.
ablaufen	to expire; to go, proceed (läuft ab, lief ab, ist abgelaufen)	Mein Visum läuft im Mai ab. My visa expires in May.
verlängern	to extend, to renew	Ich möchte meine Aufenthaltserlaubnis verlängern. I'd like to extend my residence permit.
die Aufenthaltserlaubnis	residence permit (pl. die Aufenthaltserlaubnisse)	Er hat endlich eine Aufenthaltserlaubnis bekommen. He has finally got a residence permit.
die Steuer	tax (pl. die Steuern)	Wie viel Steuern zahlen Sie? How much tax do you pay?
die Steuererklärung	tax return (pl. die Steuererklärungen)	Ich mache meine Steuererklärung immer im Mai. I always do my tax return in May.
das Finanzamt	tax office (pl. die Finanzämter)	Das Finanzamt hat mir einen Brief geschickt. The tax office sent me a letter.
die Steuer-ID	tax identification number	Für den Job brauchen Sie Ihre Steuer-ID. You need your tax ID for the job.
der Bescheid	information, notice; Bescheid sagen = to let someone know	Den Bescheid bekommen Sie per Post. You'll receive the notice by post.
der Termin	appointment (pl. die Termine)	Einen Termin beim Bürgeramt bekommt man schwer. It's hard to get an appointment at the citizens' office.
die Wartenummer	queue number, ticket (pl. die Wartenummern)	Ziehen Sie bitte eine Wartenummer. Please take a number.
zuständig	responsible, in charge (für + acc.)	Wer ist für meinen Antrag zuständig? Who is responsible for my application?
die Gebühr	fee (pl. die Gebühren)	Die Gebühr beträgt 37 Euro. The fee is 37 euros.
die Bescheinigung	certificate, confirmation (pl. die Bescheinigungen)	Ich brauche eine Bescheinigung vom Arbeitgeber. I need a certificate from my employer.
beglaubigen	to certify, to authenticate	Die Kopie muss beglaubigt sein. The copy must be certified.
die Kopie	copy (pl. die Kopien)	Bringen Sie eine Kopie Ihres Passes mit. Bring a copy of your passport.
das Original	original (pl. die Originale); original (adj.)	Bitte legen Sie das Original vor. Please present the original.
vorlegen	to present, to produce (a document)	Sie müssen Ihren Ausweis vorlegen. You have to show your ID.
die Geburtsurkunde	birth certificate (pl. die Geburtsurkunden)	Für die Heirat brauchen Sie Ihre Geburtsurkunde. You need your birth certificate to get married.
das Standesamt	registry office (pl. die Standesämter)	Wir heiraten im Standesamt. We're getting married at the registry office.
der Rundfunkbeitrag	broadcasting licence fee	Jeder Haushalt zahlt den Rundfunkbeitrag. Every household pays the licence fee.
die Bürokratie	bureaucracy	Die deutsche Bürokratie ist berüchtigt. German bureaucracy is notorious.
der Sachbearbeiter	caseworker, clerk (pl. die Sachbearbeiter; f. die Sachbearbeiterin)	Der Sachbearbeiter hat meinen Antrag geprüft. The caseworker checked my application.
das Aktenzeichen	reference number, file number (pl. die Aktenzeichen)	Bitte geben Sie immer das Aktenzeichen an. Please always quote the reference number.
die Frist	deadline, time limit (pl. die Fristen)	Die Frist für den Antrag ist abgelaufen. The deadline for the application has passed.

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