Spanish paperwork & official life vocabulary
42 words at level B1, with English translations and example sentences. Spain's words come first, with Latin American alternatives where they differ.
| Spanish | English | Example |
|---|---|---|
| el trámite | procedure, formality, paperwork | Tengo que hacer varios trámites en el ayuntamiento. |
| la burocracia | bureaucracy, red tape | La burocracia aquí es muy lenta. |
| el papeleo | paperwork | ¡Cuánto papeleo para un permiso! |
| la cita previa | appointment (booked in advance, for an office) (Spain) | Sin cita previa no te atienden. |
| la ventanilla | window (car, train); counter (bank, office) | Vaya a la ventanilla número tres. |
| el formulario | form | Rellene este formulario, por favor. |
| rellenar | to fill in; to fill, stuff | Rellené la solicitud en internet. |
| firmar | to sign | Firme aquí, por favor. |
| la firma | signature; firm (company) | Falta su firma en la segunda página. |
| el documento | document | Traiga todos los documentos originales. |
| el DNI | Spanish national ID card (Documento Nacional de Identidad) | Necesito ver su DNI. |
| el NIE | foreigner's identity number (Spain) | Para trabajar necesitas el NIE. |
| el pasaporte | passport | Se me ha caducado el pasaporte. |
| caducar | to expire; to go past its use-by date | La tarjeta caduca en mayo. |
| renovar | to renew (irreg.: renuevo) | Tengo que renovar el carné de conducir. |
| el carné de conducir | driving licence (LatAm: la licencia de manejo / de conducir) | ¿Me enseña el carné de conducir? |
| empadronarse | to register as a resident with the town hall (Spain) | Me empadroné al llegar a Bilbao. |
| el certificado | certificate | Pidió un certificado de empadronamiento. |
| la fotocopia | photocopy | Traiga una fotocopia del contrato. |
| la solicitud | application, request | Su solicitud ha sido aceptada. |
| solicitar | to apply for, request | Solicité una beca. |
| el requisito | requirement | ¿Cuáles son los requisitos? |
| el permiso de residencia | residence permit | Ya tengo el permiso de residencia. |
| el permiso de trabajo | work permit | Necesita un permiso de trabajo. |
| la Seguridad Social | social security (Spain) | Estoy dado de alta en la Seguridad Social. |
| dar de alta | to register (with a service, social security); to discharge (from hospital) | La empresa me dio de alta el lunes. |
| dar de baja | to cancel, to deregister; to sign off sick | Me di de baja del gimnasio. |
| Hacienda | the tax office, the tax authorities (Spain) | He recibido una carta de Hacienda. |
| la declaración de la renta | tax return (Spain) | Hago la declaración de la renta en mayo. |
| el plazo | period, deadline; instalment; a plazos = in instalments | El plazo de inscripción termina mañana. |
| el sello | stamp; seal; label (record) | Le falta el sello oficial. |
| Correos | the post office (Spain) (LatAm: el correo) | Tengo que ir a Correos a recoger un paquete. |
| el paquete | parcel, package; packet | Te ha llegado un paquete. |
| certificado / certificada | registered (post); certified | Envié la carta certificada. |
| la oficina de empleo | job centre, employment office | Me inscribí en la oficina de empleo. |
| la reclamación | complaint, claim | Puse una reclamación en la tienda. |
| la hoja de reclamaciones | official complaints form (Spain) | ¿Me da la hoja de reclamaciones? |
| el número de cuenta | account number | Escriba aquí su número de cuenta. |
| la dirección | address; direction; management | ¿Cuál es su dirección? |
| el código postal | postcode, zip code | ¿Qué código postal es? |
| la fecha de nacimiento | date of birth | Ponga su fecha de nacimiento. |
| el estado civil | marital status | Estado civil: soltera. |
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